Egyeztetés

FOLYAMATFEJLESZTÉS 2–50 FŐS CÉGEKNEK

Hány órátok megy el hetente másolásra, keresgélésre és utánkövetésre?

Ha egy 5 fős csapatban mindenki napi fél órát tölt ilyen feladatokkal, az heti 25 óra, vagyis több mint három teljes munkanap. Megnézzük, hol megy el ez az idő nálatok. Előbb egyszerűsítjük a lépéseket, és csak azt automatizáljuk, ami valóban ismétlődik.

A meglévő eszközeidből indulunk ki. Az ügyfélnek küldött válaszokat és a fontos döntéseket továbbra is ember hagyja jóvá.

Számoljuk ki, mennyi időt kaphattok visszaMegnézem a gyakori helyzeteket

Díjmentes, 20–30 perces egyeztetés. Hozz egy visszatérő feladatot, és együtt megbecsüljük, hány órát visz el hetente.

HOL AKAD EL A NAPI MUNKA?

Három visszatérő helyzet, amely lassítja a csapatodat.

Nem mindig egy nagy hiba fogja vissza a munkát. Gyakran egy megválaszolatlan ajánlatkérés, egy felelős nélkül maradt megkeresés vagy egy újra beírt adat. Ezek közül elég egy visszatérő folyamatot kiválasztani első lépésként.

Beérkezik az ajánlatkérés, de nincs, aki kövesse.

E-mailben vagy űrlapon jön az érdeklődés. Később nem látszik, ki válaszol, milyen adat hiányzik, és mikor kell újra jelentkezni.

A megkeresés felelőst és következő teendőt kap; elmaradt válasznál emlékeztető segít.

Megnézem az értékesítési példákat

A közös postafiókból nem látszik, ki válaszol.

Többen olvassák ugyanazt az üzenetet. Van, amire ketten reagálnak; más megkeresés válasz nélkül marad.

Láthatóvá válik a felelős, a határidő és a következő lépés. A kényes válaszokat munkatárs hagyja jóvá.

Megnézem az ügyfélkiszolgálási példákat

Ugyanazt az adatot újra és újra be kell írni.

A dokumentumból táblázatba kerül az adat, majd egy másik helyen ismét rögzítik. A hiányokat is külön kell észrevenni.

Az adatok ellenőrzésre előkészíthetők, a hiányok jelezhetők; a végleges rögzítést ember hagyja jóvá.

Megnézem az adminisztrációs példákat

Nálatok inkább a belső feladatok vagy a vezetői rálátás okoz elakadást? Nézd meg ezeket a példákat

AZ AutoMIq MÓDSZERE

Előbb tisztázzuk a munkát. Az automatizálás csak utána jön.

Így nem egy újabb eszközt kapsz, hanem egy olyan munkafolyamatot, amelynek ismert a kezdete, a felelőse, a kivétele és az átadási feltétele.

01

Megnézzük, mi történik ma

Hol indul a munka, ki kezeli, mit kell újra rögzíteni, és hol szokott elakadni?

02

Kivesszük a fölösleges lépéseket

Egy rosszul működő folyamatot nem érdemes változtatás nélkül automatizálni.

03

Rögzítjük a döntési pontokat

Elválasztjuk az ismétlődő előkészítést attól, amihez emberi mérlegelés kell.

04

Egy folyamaton tesztelünk

A vállalt működést a folyamatot ismerő kollégával ellenőrizzük, majd magyar útmutatóval adjuk át.

MINTA: EGY AJÁNLATKÉRÉS ÚTJA

A beérkező érdeklődéshez kijelölt felelős és határidő társul.

Ez szemléltető példa, nem előre ígért eredmény. A tényleges lépéseket mindig a cég működéséhez igazítjuk.

  1. 01

    Érkezik az ajánlatkérés

  2. 02

    Látszanak az adatok és a hiányok

  3. 03

    A felelős feladatot kap

  4. 04

    Elkészül a válaszvázlat

  5. 05

    Jóváhagyás után megy ki

HOGYAN INDUL A KÖZÖS MUNKA?

Nem kell előre tudnod, melyik szolgáltatásra van szükséged.

Az első egyeztetés után a helyzet alapján javaslunk Folyamatfelmérést, Automatizálási Sprintet vagy Tudásasszisztens Sprintet. A két Sprint után újra ugyanabba a bővítési vagy gondozási szakaszba érkezünk.

01

Díjmentes első egyeztetés

Egy visszatérő feladatot nézünk meg, és eldöntjük, van-e értelmes következő lépés.

20–30 perc

02

Folyamatfelmérés

Ha a teher látszik, de még nem egyértelmű, melyik folyamatot érdemes először fejleszteni.

jellemzően 5–7 munkanap

04

További lépések

A működő első Sprint után kapcsolhatunk össze újabb lépéseket, vagy gondozhatjuk a bevezetett megoldást.

igény szerint

Melyik következő lépés mikor való?
Tamás, az AutoMIq alapítója

KI DOLGOZIK VELED?

A napi működésedet beszéljük át, nem technológiai bemutatót tartunk.

Tamás vagyok, az AutoMIq alapítója. A közös munkát azzal kezdem, hogy megértem: honnan érkeznek a megkeresések, ki foglalkozik velük, hol akadnak el, és melyik részt lehet érdemben egyszerűsíteni.

Az átadáskor nem maradsz magadra egy beállított eszközzel: megkapod a vállalt működés leírását, a jóváhagyási pontokat és a használathoz szükséges magyar útmutatót.

Ismerd meg az AutoMIq szemléletét

AKKOR ÉRDEMES BESZÉLNÜNK, HA

  • Hetente visszatér ugyanaz az adminisztratív vagy ügykezelési feladat.
  • Az információ több e-mailben, táblázatban vagy dokumentumban él.
  • Van egy kolléga, aki ismeri a napi munkát és részt tud venni a tesztelésben.

ELŐBB MÁS ALAP KELL, HA

  • A feladat nem ismétlődik elég gyakran.
  • Nincs, aki dönteni tudna a folyamatról.
  • Egy rövid projekttől teljes vállalatirányítási rendszer cseréjét várod.
  • Érzékeny döntést emberi ellenőrzés nélkül szeretnél automatizálni.

GYAKORI KÉRDÉSEK

A legfontosabb kérdések még az első egyeztetés előtt.

Minden gyakori kérdés

Új rendszert kell bevezetnünk?

Nem feltétlenül. Először a már használt e-mailből, táblázatokból, naptárból és üzleti rendszerekből indulunk ki.

Az AI automatikusan válaszol majd az ügyfeleimnek?

Az induló projektekben a rendszer jellemzően rendez, jelez vagy válaszvázlatot készít. Külső válasz csak a közösen rögzített szabály és szükséges jóváhagyás szerint mehet ki.

Mi történik az első egyeztetésen?

Egy konkrét, visszatérő feladatot beszélünk át. A végén elmondjuk, hogy érdemes-e tovább vizsgálni, és ha igen, milyen formában.

KÖVETKEZŐ LÉPÉS

Mutasd meg azt az egy feladatot, amely most a legtöbb időt viszi el.

Röviden átbeszéljük, mi történik ma, és megmondjuk, látszik-e olyan első folyamat, amelyet érdemes tovább vizsgálni.

Kérek egy díjmentes első egyeztetést

20–30 perc, magyarul, kötelezettség nélkül.