Egy konkrét, visszatérő feladatot beszélünk át: mi indítja el, ki dolgozik vele, milyen eszközöket használ, és hol akad el. A végén elmondjuk, látszik-e értelmes következő lépés, és ha igen, Folyamatfelmérést vagy Automatizálási Sprintet javaslunk-e.
GYAKORI KÉRDÉSEK
Tudd előre, mi történik az első beszélgetéstől az átadásig.
Itt találod a legfontosabb válaszokat a közös munkáról, a szükséges részvételről, az emberi döntési pontokról és a projekt kereteiről.
Első egyeztetés és következő lépés
Nem kell folyamatábrát vagy technikai leírást készítened. Elég egy valós példa arra a feladatra, amely gyakran ismétlődik, sok kézi munkát kér, vagy rendszeresen elakad.
A Folyamatfelmérés akkor segít, ha a probléma látszik, de még nem egyértelmű, melyik folyamatot érdemes fejleszteni. A Sprintben már egy pontosan körülhatárolt munkafolyamatot tervezünk meg, valósítunk meg, tesztelünk és adunk át.
Ha érdemes továbbmenni, írásos javaslatot kapsz a következő szolgáltatásról, a vállalt tartalomról, az időkeretről és a díjról. Ha még más alapot kell rendbe tenni, azt is jelezzük.
Működés és eszközök
Nem. Nektek a napi működést kell ismernetek: mi ismétlődik, hol hiányzik információ, és mikor kell emberi döntés. A műszaki megoldást és az átadást mi tesszük érthetővé.
Nem feltétlenül. Először a már használt e-mailből, táblázatokból, naptárból és üzleti rendszerekből indulunk ki. Ha új eszköz szükséges, annak szerepét és esetleges díját még az indulás előtt jelezzük.
Ezt az első egyeztetésen a konkrét folyamattal együtt vizsgáljuk meg. Nem egy előre kiválasztott eszközlistából indulunk; azt nézzük, hogy a használt rendszerekből biztonságosan elérhetők-e a szükséges adatok és műveletek.
Az induló projektekben a rendszer jellemzően információt rendez, feladatot készít elő vagy válaszvázlatot ad. Külső válasz csak akkor megy ki, ha ezt külön megterveztük, a szabályok egyértelműek, és a szükséges jóváhagyás megtörtént.
Kontroll, adatok és átadás
A projekt elején rögzítjük, mely adatokra és hozzáférésekre van szükség. Csak a feladathoz szükséges jogosultságot kérjük. Érzékeny vagy szabályozott adatnál külön kockázatértékelés és szükség esetén adatvédelmi vagy jogi szakértő bevonása kell.
Az átadás előtt a rögzített működési eseteket és hibaágakat közösen teszteljük. Előre leírjuk, mikor kap valaki jelzést, mikor kell emberi ellenőrzés, és mikor tér vissza a feladat manuális feldolgozásra.
A megvalósított folyamat működési leírását, a jóváhagyási és kivételes pontokat, valamint a használathoz szükséges magyar útmutatót. A pontos átadási lista mindig az írásban rögzített projektkeret része.
Ez nem ritka. Ilyenkor a Folyamatfelmérés eredménye lehet az is, hogy előbb az adatokat, a felelősségeket vagy a munkamenetet kell rendbe tenni, és csak utána érdemes automatizálni.
Adatbiztonság és hozzáférések
Nem feltétlenül. A megvalósítási keret attól függ, milyen adatokat használ a folyamat, milyen szabályok vonatkoznak rájuk, és hol kell működnie a megoldásnak. Érzékeny belső tudásnál helyben futó vagy elkülönített kialakítást is megvizsgálunk, amelynél a kijelölt anyagok feldolgozása és kérdezése a vállalat saját környezetében történhet.
A hozzáféréseket szerepkörök és a tényleges feladat alapján tervezzük meg. Előre rögzítjük, ki használhatja a megoldást, ki kezelheti a forrásanyagokat, és ki jogosult módosításra vagy jóváhagyásra.
Nem. A cél mindig a szükséges legkisebb adat- és hozzáférési kör kijelölése. Az első projektben jellemzően egy jól körülhatárolható folyamatból vagy tudásterületből indulunk, nem a teljes céges adattárból.
Idő, díj és együttműködés
A Folyamatfelmérés jellemzően 5–7 munkanap. Egy jól előkészített Automatizálási Sprint jellemzően 2–4 hét. A pontos idő a folyamat lépéseitől, a kapcsolódó rendszerektől és a teszteléstől függ.
Az első egyeztetés díjmentes. Ha érdemes továbbmenni, írásos javaslatot kapsz a vállalt tartalomról, az időkeretről, az átadott anyagokról és a díjról. A külső eszközök esetleges költségét külön jelezzük.
Egy döntéshozóra és egy olyan kollégára, aki ismeri a kiválasztott folyamat napi működését. A gyakorlati kérdések megválaszolásában és a valós esetek tesztelésében számítunk rájuk.
Nem ígérünk olyan üzleti eredményt, amely az ajánlattól, az értékesítési munkától vagy az ügyfelek döntésétől is függ. A projektben vállalt technikai működést, átadási feltételeket és mérési pontokat viszont előre rögzítjük.
A Folyamatfelmérés és az Automatizálási Sprint projektalapú szolgáltatás. A Gondozás külön havi támogatási keret, amelynek kapacitását, feladatait és feltételeit előre leírjuk.